بسم الله الحمن الحيم
انواع نظم المعلومات
نستطيع أن نصنف نظم المعلومات التي تخدم المنظمات وتنظيماتها المتسلسلة الهرمية في اتجاهين أساسيين، هما: النظم التي تخدم كل مستوى من المستويات التنظيمية الأربعة المتسلسلة إدارياً، ثم النظم الشمولية التي تتعامل مع هذه المستويات، وعددها ستة نظم. وسنوضح لكلا من هذين التقسيمين بالآتي.
أ. النظم الأربعة التي تخدم المستويات التنظيمية:
• بسبب وجود اهتما مات متباينة ومختلفة، وكذلك تخصصات ومستويات هي الأخرى متباينة ومختلفة، في المنظمة، فإن هنالك أنواعاً من النظم، هي الأخرى فيها نوع من التباين والاختلاف. ومن الجدير بالذكر هنا أنه لا يوجد نظام معلومات منفرد واحد يمكن أن يزود كل المعلومات التي تحتاجها المنظمة، بمستوياتها المتعددة.
- ومن جانب آخر فأنه من الممكن تقسيم وتصنيف نظم المعلومات، وعلى أساس المستويات التنظيمية الأساسية التي تقدم الدعم لها، ابتداء من المستوى الأدنى، وصعوداً إلى المستويات الأعلى، وكآلاتي:
ب. النظم الستة التي تتعامل مع المستويات التنظيمية:
• وهذه المستويات الأربعة، التي أشرنا إليها وأوضحناها في المخطط، تحصل على الخدمات المعلوماتية عادة من خلال ستة أنواع من نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة، والتي تصمم لأغراض مختلفة، ولجمهور من المستخدمين المختلفين، هي:
1. نظم معالجة المعاملات
والتي تتخصص في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة، مثل متابعة الطلبات ومعالجتها، ومتابعة ما يتعلق بالأجور، وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات، ومتابعة التعويضات. وكلها تخدم مستوى العمليات والتعاملات التجارية في المنظمة، التي تتابع انسيابية العمل اليومي الروتيني للتعاملات التي هي ضرورية لأداء أعمال المنظمة
• 2. نظم المكتب
والتي تتعلق بوظائف المعالجة المحوسبة للكلمات، والنشر المكتبي، وتصوير الوثائق التي تعتمد عليها أعمال وإجراءات المنظمة، وكذلك تأمين التقويمات الزمنية المطلوبة
• 3. نظم العمل المعرفي
وتتعلق وظائفها بالمحطات الهندسية، ومعالجة البيانات، ومحطات الرسومات، والمحطات الإدارية، وتصوير الوثائق، والمفكرات اليومية الإلكترونية والتي تخدم مستوي العمل المعرفي وكذلك مستوى نظم المكتب.
• 4. نظم دعم القرار
والمتعلقة أعمالها بتحليل مبيعات الإقليم الذي تقدم خدماتها ومنتجاتها له، وكذلك جدولة الإنتاج، وتحليل التكاليف والأسعار والأرباح، إضافة إلى تكاليف العقود
.
• 5. نظم المعلومات الإدارية
مثل التحليل الإقليمي للمبيعات، وتحليل التكاليف، والموازنة السنوية، وإعادة توزيع التحليل، والتي هي تخدم نظم دعم القرار ونظم المعلومات الإدارية
• 6. نظم الدعم التنفيذي.
ومن الأمثلة على نظم دعم الإدارات العليا التي تخدم المستوى الإستراتيجي، تنبؤات اتجاهات المبيعات، تطوير خطة العمليات، تنبؤات الموازنة.
• ثانياًً: نظم معالجة التعاملات/المعاملات التجارية
• هنالك خمسة أنواع من نظم التعاملات، أو المعاملات التجارية في المنظمة، هي:
•
أ. نظم المبيعات والتسويق وتؤدي وظائف عدة، منها: إدارة المبيعات، وبحوث السوق، والتحسين، وتحديد الأسعار، ووظائف المنتجات الجديدة.
ومن أمثلتها التطبيقية نظم معلومات طلبات المبيعات ، ونظم بحث السوق ، ونظم وكالة وعمولة المبيعات
•
• ب. نظم التصنيع والإنتاج وظائفها الأساسية هي الجدولة ، والمشتريات ، والشحن والاستلام وهندسة العمليات ، ووظائف العمليات الأخرى. ومن أمثلتها: نظم السيطرة على المكائن ونظم طلبات الشراء ، ونظم السيطرة النوعية
• ج. نظم التمويل والمحاسبة والتي تؤمن وظائف الموازنة ، وعمل ما يسمى بالأستاذ العام ، والكشوفات والفواتير ، ومحاسبة التكاليف ومن أمثلة نظمها وتطبيقاتها: نظم الحسابات المستلمة والمدفوعة ، ونظم إدارة التمويل ، ونظم الأستاذ العام
• د. نظم الموارد البشرية والتي تؤمن سجلات العاملين ، والامتيازات ، والتعويضات ، وعلاقات العاملين ، والتدريب ، ووظائف المرتبات والأجورومن أمثلتها نظم سجلات العاملين/الموظفين ، ونظم الامتيازات ، ونظم التعويضات ، ونظم السيرة المهنية
• هـ. نظم أخرى. وتعتمد على طبيعة عمل المنظمة وتخصصاتها. فإذا كانت جامعة مثلاً فإن وظائفها تكون: القبول وسجلات المساقات وشؤون الخريجين….الخ.
ثالثاً: نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية
• نظم معالجة التعاملات تعمل على الحصول على، ومعالجة البيانات التي تقدم توصيفات لتعاملات الأعمال. كذلك تعمل على تحديث قواعد بيانات المنظمة، وتنتج شتى أنواع المعلومات والمخرجات. وعموماً فإن نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية يمكن أن نحددها بإدخال البيانات ، ومعالجة التعاملات ، وإدامة قواعد البيانات ، وإنتاج وتوليد التقارير والوثائق ، ومعالجة الاستعلام
• 1. إدخال البيانات الحصول على البيانات الخاصة بالأعمال هي الخطوة الأولى والنشاط الأول من نشاطات وخطوات دورة معالجة التعاملات. مثال ذلك، بيانات التعاملات ربما تجمع عن طريق نقطة أو محطة المبيعات باستخدام المسح الضوئي للرموز المسجلة على البضاعة ، وكذلك قارئ بطاقة الائتمان ، وذلك يتم في متجر لبيع التجزئة أو المفرد، أو أعمال أخرى. أو أن بيانات التعاملات يمكن أن ترسل عن طريق تجارة إلكترونية موقع على الويب في الإنترنت. فيكون هنالك تسجيل ومراجعة للبيانات بغرض أن تؤمن للمعالجة.
2. معالجة التعاملات: وتعمل نظم معالجة التعاملات التجارية عادة بطريقتين رئيسيتين،هما: المعالجة بالدفعات حيث يتم معالجة بيانات التعاملات بعد أن تتجمع في خلال فترة زمنية محددة، وبشكل منظم. أما الطريقة الثانية فهي المعالجة بالوقت الحقيقي ، الذي يسمى المعالجة على الخط المباشر ، حيث يتم معالجة البيانات فوراً، بعد تنفيذ المعاملة، ويعتمد ذلك على الإمكانات المتاحة في نظم المعلومات
3. إدامة قواعد البيانات حيث يتم مراجعة وإدامة وتغذية قاعدة بيانات المنظمة، بواسطة المعالجة التي تتم في نظم تعاملاتها، لكي تبقى القاعدة دائماً صحيحة وبياناتها مستحدثة. وينبغي أن يتم التحديث بشكل يومي منتظم،
4. إنتاج وتوليد الوثائق والتقاريرحيث تنتج نظم معلومات التعاملات شتى أنواع الوثائق التقارير، مثل طلبات الشراء ، وصولات البيع والدفع. وقد تأخذ التقارير شكل قائمة الدفع أو المرتب الشهري، أو تقارير مراجعة الحسابات
5. معالجة الاستعلام فالعديد من نظم التعاملات تسمح للمستخدم من استخدام الإنترنت، والإنترانت، والأكسترانت، ومتصفحات الويب، أو لغات إدارة استعلام قواعد البيانات ، لغرض توجيه الاستفسارات واستلام الردود، المتعلقة بنتائج نشاطات معالجة التعاملات. مثال ذلك قد تحتاج الحصول على اجابة على نتيجة طلبات المبيعات، أو الرصيد، وتحصل غلى الإجابة من خلال شاشة حاسوبك الشخصي. وهكذا
انواع نظم المعلومات
نستطيع أن نصنف نظم المعلومات التي تخدم المنظمات وتنظيماتها المتسلسلة الهرمية في اتجاهين أساسيين، هما: النظم التي تخدم كل مستوى من المستويات التنظيمية الأربعة المتسلسلة إدارياً، ثم النظم الشمولية التي تتعامل مع هذه المستويات، وعددها ستة نظم. وسنوضح لكلا من هذين التقسيمين بالآتي.
أ. النظم الأربعة التي تخدم المستويات التنظيمية:
• بسبب وجود اهتما مات متباينة ومختلفة، وكذلك تخصصات ومستويات هي الأخرى متباينة ومختلفة، في المنظمة، فإن هنالك أنواعاً من النظم، هي الأخرى فيها نوع من التباين والاختلاف. ومن الجدير بالذكر هنا أنه لا يوجد نظام معلومات منفرد واحد يمكن أن يزود كل المعلومات التي تحتاجها المنظمة، بمستوياتها المتعددة.
- ومن جانب آخر فأنه من الممكن تقسيم وتصنيف نظم المعلومات، وعلى أساس المستويات التنظيمية الأساسية التي تقدم الدعم لها، ابتداء من المستوى الأدنى، وصعوداً إلى المستويات الأعلى، وكآلاتي:
ب. النظم الستة التي تتعامل مع المستويات التنظيمية:
• وهذه المستويات الأربعة، التي أشرنا إليها وأوضحناها في المخطط، تحصل على الخدمات المعلوماتية عادة من خلال ستة أنواع من نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة، والتي تصمم لأغراض مختلفة، ولجمهور من المستخدمين المختلفين، هي:
1. نظم معالجة المعاملات
والتي تتخصص في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة، مثل متابعة الطلبات ومعالجتها، ومتابعة ما يتعلق بالأجور، وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات، ومتابعة التعويضات. وكلها تخدم مستوى العمليات والتعاملات التجارية في المنظمة، التي تتابع انسيابية العمل اليومي الروتيني للتعاملات التي هي ضرورية لأداء أعمال المنظمة
• 2. نظم المكتب
والتي تتعلق بوظائف المعالجة المحوسبة للكلمات، والنشر المكتبي، وتصوير الوثائق التي تعتمد عليها أعمال وإجراءات المنظمة، وكذلك تأمين التقويمات الزمنية المطلوبة
• 3. نظم العمل المعرفي
وتتعلق وظائفها بالمحطات الهندسية، ومعالجة البيانات، ومحطات الرسومات، والمحطات الإدارية، وتصوير الوثائق، والمفكرات اليومية الإلكترونية والتي تخدم مستوي العمل المعرفي وكذلك مستوى نظم المكتب.
• 4. نظم دعم القرار
والمتعلقة أعمالها بتحليل مبيعات الإقليم الذي تقدم خدماتها ومنتجاتها له، وكذلك جدولة الإنتاج، وتحليل التكاليف والأسعار والأرباح، إضافة إلى تكاليف العقود
.
• 5. نظم المعلومات الإدارية
مثل التحليل الإقليمي للمبيعات، وتحليل التكاليف، والموازنة السنوية، وإعادة توزيع التحليل، والتي هي تخدم نظم دعم القرار ونظم المعلومات الإدارية
• 6. نظم الدعم التنفيذي.
ومن الأمثلة على نظم دعم الإدارات العليا التي تخدم المستوى الإستراتيجي، تنبؤات اتجاهات المبيعات، تطوير خطة العمليات، تنبؤات الموازنة.
• ثانياًً: نظم معالجة التعاملات/المعاملات التجارية
• هنالك خمسة أنواع من نظم التعاملات، أو المعاملات التجارية في المنظمة، هي:
•
أ. نظم المبيعات والتسويق وتؤدي وظائف عدة، منها: إدارة المبيعات، وبحوث السوق، والتحسين، وتحديد الأسعار، ووظائف المنتجات الجديدة.
ومن أمثلتها التطبيقية نظم معلومات طلبات المبيعات ، ونظم بحث السوق ، ونظم وكالة وعمولة المبيعات
•
• ب. نظم التصنيع والإنتاج وظائفها الأساسية هي الجدولة ، والمشتريات ، والشحن والاستلام وهندسة العمليات ، ووظائف العمليات الأخرى. ومن أمثلتها: نظم السيطرة على المكائن ونظم طلبات الشراء ، ونظم السيطرة النوعية
• ج. نظم التمويل والمحاسبة والتي تؤمن وظائف الموازنة ، وعمل ما يسمى بالأستاذ العام ، والكشوفات والفواتير ، ومحاسبة التكاليف ومن أمثلة نظمها وتطبيقاتها: نظم الحسابات المستلمة والمدفوعة ، ونظم إدارة التمويل ، ونظم الأستاذ العام
• د. نظم الموارد البشرية والتي تؤمن سجلات العاملين ، والامتيازات ، والتعويضات ، وعلاقات العاملين ، والتدريب ، ووظائف المرتبات والأجورومن أمثلتها نظم سجلات العاملين/الموظفين ، ونظم الامتيازات ، ونظم التعويضات ، ونظم السيرة المهنية
• هـ. نظم أخرى. وتعتمد على طبيعة عمل المنظمة وتخصصاتها. فإذا كانت جامعة مثلاً فإن وظائفها تكون: القبول وسجلات المساقات وشؤون الخريجين….الخ.
ثالثاً: نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية
• نظم معالجة التعاملات تعمل على الحصول على، ومعالجة البيانات التي تقدم توصيفات لتعاملات الأعمال. كذلك تعمل على تحديث قواعد بيانات المنظمة، وتنتج شتى أنواع المعلومات والمخرجات. وعموماً فإن نشاطات نظم معالجة التعاملات الرئيسية يمكن أن نحددها بإدخال البيانات ، ومعالجة التعاملات ، وإدامة قواعد البيانات ، وإنتاج وتوليد التقارير والوثائق ، ومعالجة الاستعلام
• 1. إدخال البيانات الحصول على البيانات الخاصة بالأعمال هي الخطوة الأولى والنشاط الأول من نشاطات وخطوات دورة معالجة التعاملات. مثال ذلك، بيانات التعاملات ربما تجمع عن طريق نقطة أو محطة المبيعات باستخدام المسح الضوئي للرموز المسجلة على البضاعة ، وكذلك قارئ بطاقة الائتمان ، وذلك يتم في متجر لبيع التجزئة أو المفرد، أو أعمال أخرى. أو أن بيانات التعاملات يمكن أن ترسل عن طريق تجارة إلكترونية موقع على الويب في الإنترنت. فيكون هنالك تسجيل ومراجعة للبيانات بغرض أن تؤمن للمعالجة.
2. معالجة التعاملات: وتعمل نظم معالجة التعاملات التجارية عادة بطريقتين رئيسيتين،هما: المعالجة بالدفعات حيث يتم معالجة بيانات التعاملات بعد أن تتجمع في خلال فترة زمنية محددة، وبشكل منظم. أما الطريقة الثانية فهي المعالجة بالوقت الحقيقي ، الذي يسمى المعالجة على الخط المباشر ، حيث يتم معالجة البيانات فوراً، بعد تنفيذ المعاملة، ويعتمد ذلك على الإمكانات المتاحة في نظم المعلومات
3. إدامة قواعد البيانات حيث يتم مراجعة وإدامة وتغذية قاعدة بيانات المنظمة، بواسطة المعالجة التي تتم في نظم تعاملاتها، لكي تبقى القاعدة دائماً صحيحة وبياناتها مستحدثة. وينبغي أن يتم التحديث بشكل يومي منتظم،
4. إنتاج وتوليد الوثائق والتقاريرحيث تنتج نظم معلومات التعاملات شتى أنواع الوثائق التقارير، مثل طلبات الشراء ، وصولات البيع والدفع. وقد تأخذ التقارير شكل قائمة الدفع أو المرتب الشهري، أو تقارير مراجعة الحسابات
5. معالجة الاستعلام فالعديد من نظم التعاملات تسمح للمستخدم من استخدام الإنترنت، والإنترانت، والأكسترانت، ومتصفحات الويب، أو لغات إدارة استعلام قواعد البيانات ، لغرض توجيه الاستفسارات واستلام الردود، المتعلقة بنتائج نشاطات معالجة التعاملات. مثال ذلك قد تحتاج الحصول على اجابة على نتيجة طلبات المبيعات، أو الرصيد، وتحصل غلى الإجابة من خلال شاشة حاسوبك الشخصي. وهكذا
